Um desafio comum a toda empresa é o de manter o equilíbrio entre a gestão de estoque e compras – um dos pontos que mais precisam de atenção dentro dos negócios -, pois é a partir dessa gestão equilibrada que se identifica a situação do estoque e define as compras.
Além disso, essa gestão será fundamental para boas práticas de negociação com fornecedores e definição de preços para se destacar e gerar valor de mercado.
Se você quer entender por que esse processo é tão importante e como ele pode ajudar a sua empresa a ir mais longe, continue a leitura do artigo!
Veja o que você vai aprender nesse conteúdo:
- O que é gestão de estoque e compras?
- Qual a relação entre estoque e compras?
- Como a tecnologia ajuda na gestão de estoque e compras?
- Qual a importância de uma boa gestão de estoque e compras?
- Gestão de estoque e compras: como implementar a integração?
- Quais são os impactos negativos de uma má gestão de estoque e compras?
O que é gestão de estoque e compras?
Basicamente, a gestão de estoque é o processo responsável pelo planejamento, execução e controle dos recursos/produtos armazenados em uma empresa. A pessoa responsável por essa gestão fica responsável, principalmente, por:
- Manter um bom relacionamento com os fornecedores;
- Padronizar e organizar a descrição dos produtos estocados;
- Analisar fluxo de vendas;
- Levar dados de vendas e estoque para o setor de compras;
- entre outras atividades
Já a gestão de compras engloba a definição de estratégias para comprar tudo o que a empresa precisa para funcionar, desde matéria prima para a produção de produtos, até materiais de escritório para o uso no dia a dia. O responsável por essa gestão tem como atividades:
- Planejar as compras;
- Negociar com fornecedores;
- Pesquisar preços e condições de compras;
- Registrar todas as negociações;
- entre outras atividades.
Se feita de maneira incorreta, pode gerar diversas consequências negativas ao negócio, como por exemplo, perdas financeiras, diminuição nas vendas e até mesmo a paralisação da operação por falta de insumos e/ou produtos.
Qual a relação entre estoque e compras?
A gestão de compras tem impacto direto no setor de estoque, já que grande parte do que é comprado acaba indo para o estoque. Por isso, ambas as áreas precisam estar alinhadas para que o processo de estoque e compras flua de maneira saudável, fazendo com que a aquisição de produtos beneficie as necessidades de negócio da empresa respeitando a prioridade e capacidade do estoque.
Por que gestão de estoque e compras devem andar juntas?
Os dois setores dependem um do outro, afinal, se a área de compras não seguir com a aquisição de insumos para a empresa, as vendas serão fortemente afetadas. O mesmo pode-se dizer da área de estoque, caso não haja espaço o suficiente para armazenar os recursos da empresa.
Tudo isso pode gerar grandes prejuízos, tanto em vendas quanto em valor de marca. Por isso, a gestão dessas áreas precisa estar unida e constantemente trocando informações para otimizar os recursos da empresa, garantir a entrega dos produtos aos clientes e atingir as metas internas da organização.
Como a tecnologia ajuda nessa gestão?
Aliar tecnologia à gestão dessas áreas pode não só facilitar a operação como também otimizar os processos e diminuir os erros. Um sistema de gestão empresarial, por exemplo, permite que a empresa organize todas as informações de compras e estoque em um só lugar.
Além reunir todos os dados da empresa, com o auxílio de um software de gestão é possível se beneficiar facilidades como:
- Ter controle de insumos e materiais em estoque e para comprar;
- Controlar o fluxo de caixa alinhado ao estoque;
- Reduzir os prazos de produção e entrega dos produtos;
- Controlar a qualidade dos produtos;
- Obter informação em tempo real;
- entre outras facilidades
Ao implementar um sistema de gestão, fica muito mais fácil lidar com a gestão de estoque e compras e os processos administrativos do negócio.
Qual a importância de uma boa gestão de estoque e compras?
Se ainda não deu para perceber o quão importante para a sua empresa é a boa gestão dessas áreas, olhe para os seus resultados e se pergunte o quanto você pode ter perdido por falta de uma gestão eficaz, ou o quanto você ganhou com uma gestão estratégica.
Além do que já foi esclarecido anteriormente, separamos mais alguns pontos que mostram a importância de uma gestão eficaz para estoque e compras. Confira:
- Mantém um ritmo de produção saudável;
- Produtos sempre disponíveis para o cliente, gerando satisfação;
- Cria um diferencial competitivo no mercado;
- Diminui perdas e desperdícios;
- Traz lucros para a empresa e gera valor de marca.
Como implementar a integração?
Já deu para entender que a integração entre a gestão de compras e a de estoque é
fundamental para manter o crescimento e funcionamento da empresa, mantendo o estoque corretamente abastecido, evitando prejuízos com desperdícios, aumentando a margem de lucros, etc.
Para isso, como falado nesse artigo, é necessário construir um fluxo de informação assertivo e ágil com o auxílio de programas de gestão – como um ERP, por exemplo -, que permitem a troca de dados em tempo real.
Quais são os impactos negativos de uma má gestão de estoque e compras?
A falta de planejamento, estratégia e acompanhamento pode trazer diversas consequências negativas para a empresa, como já falamos. Mas os principais efeitos negativos que uma má gestão pode gerar são falta ou excesso de material, expedição excessiva e perda de vendas.
Falta ou excesso de material
A variação do volume de produtos e insumos é um dos primeiros impactos da má gestão que a empresa pode sentir. Afinal, isso pode gerar prejuízos com a perda vendas ou por não ter espaço de armazenamento.
Expedição excessiva e perda de vendas
Também conhecida como remessa emergencial, a expedição excessiva é quando a empresa se compromete com o envio de um produto atrasado por conta de problemas com o seu estoque.
Quando esse tipo de situação se torna constante nos negócios da empresa, acaba gerando insatisfação nos clientes, cancelamentos de pedido e perda de valor da marca. Além de poder trazer prejuízos financeiros com multas e custos adicionais de logística.
Agora que você já entendeu como fazer a gestão de estoque e compras e quão importante é a união desses setores para a sua empresa, que tal explorar o nosso blog e aprender ainda mais sobre o mundo financeiro?
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