Guia completo para gestão de academia

Guia completo para você administrar sua academia sem erro

O mercado fitness vem crescendo cada vez mais, e só no Brasil já são mais de 34 mil academias em funcionamento. Mas, não basta ter um grande número de mercado, fazer a gestão de academia vai muito além de bons equipamentos e estrutura de qualidade.

É necessário dominar finanças, lidar com pagamentos recorrentes, fazer gestão de equipe e ter sucesso em várias outras tarefas. Saber administrar uma academia é essencial para conseguir crescer!

Para te ajudar, criamos um guia completo para gestão de academia onde você encontra as melhores dicas sobre a administração de uma academia. Confira:

Gestão de academias: por que é importante?

Uma boa gestão de academia é importante e vai além do conhecimento teórico e prático sobre as atividades físicas. É necessário implementar projetos que façam o negócio se manter em funcionamento. 

Fazer uma gestão eficaz possibilita o controle de contas a pagar e do fluxo de caixa, contribui na criação de relatórios, ajuda estabelecer metas, entre outras atividades. Além disso, ainda tem a equipe de professores, os alunos e os diferentes planos que a academia oferece que precisam de acompanhamento.

Os objetivos da empresa, a cultura organizacional, e até mesmo o tamanho físico do local, vão influenciar no tipo de gestão que seu negócio precisará. Afinal, as necessidades de uma academia grande são diferentes das necessidades de uma academia pequena.

Não se atentar à administração pode acarretar em processos falhos, desorganização e até mesmo no encerramentos das atividades da academia. 

Principais desafios na gestão de uma academia

Como em qualquer outro empreendimento, desafios e dificuldades vão surgir. Mas ter uma noção a respeito desses obstáculos pode te ajudar a superá-los e alcançar seus objetivos.

#1 Controle de acesso

Imagine o volume de pessoas que entram e saem da academia todos os dias, lembrando que cada aluno tem seu horário de treino, além das aulas agendadas. 

Sem um sistema inteligente integrado a catracas, como a identificação biométrica, por exemplo, clientes inadimplentes e desconhecidos podem acessar livremente a academia, podendo expor os alunos a riscos e gerando prejuízos financeiros.

Um controle de acesso eficaz trás benefícios para a empresa como:

• Segurança
• Organização
• Saúde financeira

#2 Finanças

Academias geram vários tipos de custos: manutenção, folha de pagamento de funcionários, compras de equipamentos, produtos de limpeza e impostos são alguns deles. 

Mesmo com um alto faturamento, os gastos são muitos, e por isso, a gestão financeira e o acompanhamento do fluxo de caixa são importantes. O controle das finanças irá facilitar o processo de contabilizar o faturamento e avaliar o desempenho do negócio. 

#3 Pagamento recorrente

Com diferentes planos de matrículas, formas de pagamentos, datas de vencimento e periodicidade de contratos, é necessário um sistema inteligente e automatizado para lidar com os pagamentos recorrentes.

Esse sistema ajuda a garantir uma cobrança correta, dando maior eficiência financeira e previsibilidade do caixa, visto que fica mais fácil perceber quando as matrículas serão renovadas.

#4 Treinamento e retenção de talentos

A alta rotatividade de profissionais pode ser um dos principais desafios na gestão de uma academia.

Junto da estrutura e dos equipamentos, os colaboradores são determinantes na qualidade do serviço oferecido, por isso é importante investir em treinamentos e estratégias de retenção dos profissionais do seu time.

#5 Sazonalidade

Geralmente, os alunos das academias estão engajados no “projeto verão”, mas diminuem a frequência de treinos no inverno.

Essa sazonalidade impacta fortemente na procura por academias em certas épocas do ano, por isso é preciso criar estratégias que mostrem aos alunos a importância de frequentar a academia o ano todo.

Como fazer a gestão de academias

Agora que já apresentamos os principais desafios da gestão de academia, vamos dar 5 dicas de como fazer uma gestão eficaz e do seu negócio:

#1 Planejamento estratégico

O primeiro ponto a ser considerado em qualquer tipo de negócio é o planejamento estratégico. E com as academias não é diferente.

É preciso saber aonde quer chegar, quais os objetivos quer atingir e o que precisa ser feito para isso acontecer. Importante saber também que apesar de tradicional, as academias funcionam por meio do modelo de assinatura, que está em super alta no mercado.

Estruturar uma estratégia de negócio desde o início permite à empresa medir seus resultados e avaliar seu desempenho ao longo do tempo, possibilitando até mesmo mudanças de estratégia no meio do caminho.

#2 Gestão financeira

Ter conhecimento sobre finanças será fundamental para a administração de uma academia. Afinal, é tendo boa gestão financeira que vai garantir o empreendimento funcionando e lucrando.

Acompanhar o fluxo de caixa de perto e fazer o controle dos custos e despesas é essencial para saber lidar com o lento retorno financeiro do início – momento onde o investimento em equipamentos, infraestrutura e contratações é alto

#3 Tecnologia como aliada

É muito importante digitalizar a gestão da academia para ter mais eficiência nos processos do dia a dia.

Hoje há disponível no mercado softwares específicos para controle administrativo, que vão ajudar com a emissão de notas fiscais, o controle da folha de pagamento, trazer maior eficiência nos processos de matrículas e até na construção de relatórios para avaliar o desempenho da academia.

#4 Precificação

Uma das grandes dúvidas de quem vai começar a gestão de um negócio fitness é o valor do serviço. Para formar os preços dos planos, é preciso muita pesquisa e atenção aos custos do seu negócio, os padrões do mercado e a expectativa do aluno.

Precificar por planos e dar descontos progressivos é uma ótima estratégia para garantir pagamento recorrente e melhorar suas projeções financeiras. Outro ponto a ser levado em conta na hora de precificar, é que o faturamento deve ser o suficiente para cobrir os custos e gerar lucro. 

#5 Estratégia de marketing

A melhor maneira de se posicionar no mercado é criando uma estratégia de marketing que mostre os objetivos e ideais da empresa. Além de fortalecer a imagem, pode atrair um número maior de alunos para a academia.

Por isso, lembre-se de separar uma verba específica para o marketing digital na hora de traçar o planejamento do seu negócio.

Benefícios da recorrência para a gestão de academias

Também já dito anteriormente, ter um sistema inteligente e automatizado para lidar com os pagamentos recorrentes será uma ótima ajuda na gestão de uma academia. 

Utilizando softwares de pagamentos, processos como notificações de cobrança serão feitos de modo automático e na data certa todos os meses. Além disso, o aluno também é beneficiado, pois como pagamento recorrente apenas o valor de uma parcela é debitado da conta do aluno e o limite do cartão não é travado.

Benefícios do pagamento recorrente

• Redução de inadimplência
• Automação dos processos 
• Projeção de lucros
• Fluxo de caixa planejado
• Aumento do valor agregado aos serviços prestados
• Maior controle financeiro
• Economia de tempo

Agora que você já sabe tudo sobre como fazer a gestão de uma academia, é hora de sentar e traçar o planejamento do seu negócio!